Online volgsysteem TRACK maakt promotievoortgang transparant en flexibel

Best practice jong talent – Universiteit Maastricht

Om de voortgang van hun promovendi goed in kaart te krijgen, heeft de School CAPHRI (Universiteit Maastricht) een online monitoringsysteem laten bouwen. CAPHRI houdt daarmee op meerdere punten de vinger aan de pols van promovendi en dient als voorbeeld voor de rest van de universiteit.

Netjes ingevulde opleidings- en begeleidingsplannen die in de dossierkast bewaard worden en daardoor dateren, een promovendi-overzicht dat op de harde schijf van één bepaalde computer van een School bewaard wordt. Zomaar twee voorbeelden van methodes waarmee de planning en voortgang van promovendi soms wordt georganiseerd. Dat kan en moet beter, klonk het een jaar geleden bij researchschool CAPHRI van de Universiteit Maastricht. De oplossing: TRACK, een online volgsysteem waartoe promovendus, promotor en coördinator altijd en overal toegang hebben.

TRACK in een beveiligde omgeving voor promovendi, promotoren, co-promotoren en promovendicoördinatoren of promotiebegeleiders. Een promovendus kan inloggen op een website en daar vragenlijsten invullen over de kwaliteit van de promotoren en co-promotoren, onderzoeksgegevens aanvullen, communiceren met promotoren en belangrijke documenten bewaren.

De (co-)promotor heeft op de beveiligde webapplicatie de mogelijkheid alle promovendi, die door hem of haar begeleid worden, op voortgang te bewaken en heeft er de beschikking over de meest actuele gegevens van de promovendus.

Niet alleen alle afspraken zijn en blijven zo voor iedereen helder en actueel. Belangrijke documenten staan bij TRACK op een centrale, beveiligde plek en kunnen dus nooit meer zoekraken of met elkaar verward worden. Iedereen heeft toegang tot dezelfde informatie die continu geupdate wordt door alle betrokkenen.

Nog belangrijker aan een centraal volgsysteem zijn de trends die zichtbaar worden. Met een eenvoudig stoplichtsysteem (rood-oranje-groen) is over het hele promotietraject snel te zien wat de status per periode is. Sluimerende problemen die op lange termijn voor vertraging of zelfs uitval van de promovendus konden zorgen, krijgen geen kans meer. Uitzonderlijk goede resultaten kunnen beloond en benut worden; talentvolle promovendi worden sneller gescout, waar door CAPHRI op ingestoken kan worden middels het talenten- , c.q. kweekvijverbeleid.

Ontwikkelingen zijn snel en duidelijk zichtbaar waardoor het makkelijker wordt om hier efficiënt op in te spelen.

Ruim 200 interne en externe promovendi zijn verbonden aan CAPHRI en dit vraagt om een strak georganiseerde begeleiding. De oude situatie waarbij veel promotoren een eigen methode hanteerden, zorgde ervoor dat veel informatie niet voor iedereen zichtbaar was en dat de School soms niet - of niet tijdig - op de hoogte was van problemen of vertraging. Een jaarlijkse vragenlijst bracht grote lijnen in kaart, maar inzicht in en inhoudelijke conclusies over de voortgang en begeleiding van een promotie waren moeilijk te trekken. Om goed zicht en controle op de voortgang van promoties te krijgen, is gekozen voor een eenduidig en online toegankelijk volgsysteem.

 

Nadat TRACK in april binnen CAPHRI is gelanceerd, hebben ook andere schools en Faculteiten interesse getoond. Momenteel wordt gekeken of het mogelijk is om TRACK binnen heel universiteit Maastricht in te zetten als hét volgsysteem voor promotie-onderzoek.

  

CAPRHI hanteert een uitgebreid beleid voor promovendi, postdocs en Research Master studenten. Naast het volgsysteem biedt CAPHRI budget voor het volgen en bezoeken van cursussen en congressen. Eventuele problemen tussen de promovendus en promotor kunnen besproken worden met de promovendicoördinator en vertrouwenspersoon. Succesvolle promovendi worden begeleid en ondersteund bij de aanvraag naar een postdoc positie en mogelijke VENI aanvraag.

Daarnaast maken talentvolle studenten, promovendi en postdocs kans op de Kootstra Talent Fellowship, een persoonlijke beurs die een overbrugging vormt tussen de Masterfase en de start als promovendus, of tussen het promotie- en postdoctraject. Deze beurs stelt hen in staat een onderzoeksvoorstel te schrijven en alvast een deel van hun onderzoek te starten, zodat zij met een voorsprong aan hun traject kunnen beginnen.

Het complete CAPRHI beleid voor promovendi, postdocs en Research Master studenten is hier te downloaden.

Jong talent is het kapitaal van de toekomst. Door talent goed te benutten, krijgt creativiteit een kans en kunnen belangrijke vernieuwingen en oplossingen ontstaan. Uitblinkers krijgen alleen de ruimte en kansen om zich waar te maken wanneer er voldoende in hen geïnvesteerd wordt.