Internationale promovendus TU/e kan rekenen op buddy

Best practice jong talent – Technische Universiteit Eindhoven

Daar sta je dan op Schiphol als buitenlandse promovendus, klaar om te promoveren aan een Nederlandse universiteit. Maar hoe vind je aansluiting in een nieuw land, ver weg van je vertrouwde omgeving? De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) helpt internationale medewerkers op weg door ze te koppelen aan een buddy.

Voor internationale medewerkers, waaronder promovendi en postdocs, blijkt het soms lastig een thuisgevoel in Nederland te krijgen. Vaak ver weg van vrienden en familie, te midden van een nieuwe cultuur, ligt heimwee op de loer. De eerste reactie om een gevoel van eenzaamheid te ontlopen, is meer en langer werken. Dit met het risico overspannen te raken en kwetsbaarder te worden voor ziekte en langdurig uitval.

Om dit te voorkomen, heeft TU/e een buddysysteem opgezet waarbij een medewerker van de universiteit als buddy aan een buitenlandse promovendus of postdoc wordt gekoppeld. De buddy verzorgt de praktische ontvangst van de promovendus of postdoc door hem wegwijs te maken in zijn nieuwe omgeving en te helpen met allerhande vragen. Een duwtje in de goede richting, totdat een hij gewend is en een eigen sociaal netwerk heeft opgebouwd waarop hij kan terugvallen.

Om de aansluiting zo goed mogelijk te laten verlopen, krijgt een promovendus/postdoc indien mogelijk een buddy met dezelfde nationaliteit toegewezen. De universiteit beschikt over een database van buitenlandse medewerkers die zich graag als buddy inzetten. Maar ook Nederlandse collega’s die in het betreffende land ruime ervaring hebben opgedaan worden uitgenodigd om buddy te zijn.

De begeleiding kan voor aankomst in Nederland beginnen door via de e-mail kennis te maken en eventuele vragen te beantwoorden. Eenmaal in Nederland kan de buddy ervoor kiezen om de promovendus of postdoc op te halen van het vliegveld of op een later tijdstip welkom te heten in Eindhoven. Uiteindelijk beslissen buddies en promovendi (of andere internationale medewerkers) zelf de invulling van de ondersteuning.

In elk geval beschikt elke buddy over een buddyhandboek met praktische informatie over culturele verschillen, een lijst met frequently asked questions en de belangrijke contactgegevens van Tu/e.

De ondersteuning van een buddy is niet aan een tijd verbonden. Gemiddeld blijven koppels zes maanden samen, dit is doorgaans de periode die nodig is om iemand internationale medewerker goed te laten ‘landen’ in zijn nieuwe werk- en woonomgeving. Sommige stoppen eerder, anderen worden goede vrienden.

Omdat er in het land van de promotie letterlijk iemand van dezelfde nationaliteit op een onderzoeker wacht, wordt het voor hem
makkelijker om te wennen aan alle nieuwe indrukken en omgevingen. Voor de meest uiteenlopende vragen, heeft de promovendus een laagdrempelig aanspreekpunt. Dankzij deze goede start is de kans groter dat een promovendus zich sneller en beter thuis voelt en op een gezonde manier presteert zonder zichzelf te overwerken. Dankzij een meer weerbare houding van de buitenlandse promovendus heeft de promotie meer kans op een positief verloop.

Het koppelen van buddies en promovendi met dezelfde nationaliteit blijkt zeer goed te werken. Een database met beschikbare, internationale medewerkers maakt het makkelijk om buddies vroegtijdig aan promovendi te koppelen.

Een duidelijk handboek ondersteunt de buddies waardoor zij de internationale promovendi/postdocs op weg kunnen helpen.

Het is raadzaam om buddies en promovendi/postdocs van dezelfde faculteit  aan elkaar te koppelen. Zo blijven de lijntjes kort.

Een sociale website, zoals www.tuemeetingplace.nl maakt het makkelijk voor internationale medewerkers om met elkaar te communiceren. Inmiddels zijn zo’n 800 medewerkers lid van tuemeetingplace.nl. Het merendeel hiervan is TU/e expats.

Het is de bedoeling het buddysysteem vanaf september 2010 over heel Tu/e in te voeren. Momenteel telt de universiteit zo’n dertig koppels, nu nog verdeeld over drie faculteiten (scheikunde, natuurkunde en elektrotechniek).

Daarbij is TU/e in gesprek met gemeente Eindhoven over het beschikbaar stellen van een bescheiden cultureel arrangement waarmee de promovendi niet alleen de universiteit, maar ook de stad leert kennen.

Als universiteit heb je de plicht om zorgvuldig om te gaan met het talent dat zich aan je wilt verbinden. Daarnaast betekent tevreden talent vaak actief talent. Door vanaf de start een goede omgeving te creëren, kan talent opbloeien en ontstaat een goede samenwerking waar alle betrokken partijen ook jaren later positief op terugkijken.