Print
 
 

Kennisdeling door ambtelijke secretarissen.

 

Hotze Lont en Annemarie Tasseron, Universiteit van Amsterdam

 


Introductie

 

Deze sessie gaat over het uitwisselen tussen ambtelijk secretarissen (AS) van examencommissies. De UvA heeft de AS ontdekt als iemand die niet alleen administratieve taken verricht, maar ook belangrijk inhoudelijk werk doet. Het is dus de moeite waard daarin te investeren, daar is de UvA dan ook mee aan de slag gegaan. Doel van de workshop is niet alleen successen te delen, maar juist ook laten zien waar de UvA tegenaan gelopen is. De deelnemers zijn vrijwel allemaal ambtelijk secretarissen. We beginnen met een paar vragen ter introductie:

Zijn er goede scholingsmogelijkheden op jouw instelling?
Slechts een enkeling steekt zijn hand op.

Wordt er stelselmatig gewerkt aan uitwisseling van ervaringen?
Een meerderheid steekt de hand op. Vaak is het specifiek voor AS, soms gemengd met voorzitters. Bij een enkele alleen tweemaal per jaar met alle betrokkenen rond de examencommissie.

Wordt er op informele basis met collega’s uitgewisseld?
Ja, maar wisselend van vorm en intensiteit.
De UvA heeft bijeenkomsten van verschillende samenstellingen, AS, voorzitter of lid. Daarnaast is er een bottom-up groep van toetsdeskundigen. Ook is er een online community waarin uitgewisseld kan worden.

 

 

Kennisdeling op centrale bijeenkomsten

 

In 2013 was de aanleiding op de UvA dat ze een bijeenkomst van voorzitters wilden organiseren om kennis over wetswijzigingen te verspreiden. Spontaan meldden zich een aantal AS’en aan. Die namen actief deel en bleken belangrijker dan gedacht werd. De voorzitters zagen het niet zitten vaker dan eenmaal per jaar bijeen te komen. De AS’en waren enthousiaster.
Eerst werd bedacht dat eens in de twee maanden te doen. Later is die frequentie verlaagd. Een leuke aanwezige was de vicevoorzitter van het CBHO die allerhande juridische vragen kon beantwoorden. De bijeenkomst werd afgesloten met een borrel om elkaar ook informeel beter te kunnen vinden.

Andere suggesties:

  • Analyseer met elkaar uitspraken van het COBEX (CBE bij sommige instellingen) Waarom verloren of wonnen we toen?
  • UvA heeft een centraal register examencommissies. Wie zit erin? En wanneer zijn ze benoemd?

 

Opbrengst centrale bijeenkomsten


Op de UvA zitten faculteiten op verschillende locaties, de bijeenkomsten helpen om netwerken te vergroten en ook makkelijker de telefoon te pakken. Het kennen van collega’s maakt het makkelijker de eigen rol neer te zetten ten opzichte van de leden van de examencommissie. Ook hebben Juridische en Academische Zaken een gezicht gekregen. Daarnaast worden allerhande praktische informatie en ervaringen uitgewisseld. De AS wordt ook vraagbaak voor andere medewerkers, omdat zij mensen van alle opleidingen zien. Een belangrijke les is dat je niet té ambitieus van start moet gaan. Er kan een hoop tijd gaan zitten in het organiseren van een bijeenkomst, dan moeten mensen de frequentie zich wel kunnen permitteren.


 

Casus: gemandateerde besluiten


De waarde van kennisdeling wordt tijdens de workshop geïllustreerd door een discussie die ontstaat over gemandateerde besluiten. Een gemandateerd besluit is een besluit dat de ambtelijk secretaris neemt namens de examencommissie, zonder dat het in de commissie besproken wordt. Een van de aanwezigen ziet dat steeds vaker gebeuren, maar vraagt zich af of dat juridisch wel helemaal zuiver is. Collega’s van andere instellingen bevestigen dat ook bij hen mandateren voorkomt. Een aanwezige onderwijsinspecteur legt uit dat mandateren van de wet mag, in theorie is geen onderwerp daarvan uitgesloten. Het kan zolang het transparant gaat en de verantwoordelijkheid voor de besluiten bij de examencommissie blijft liggen. Dat betekent dat ook gemandateerde besluiten in het jaarverslag terugkomen.


Een andere aanwezige merkt op dat juristen bij de centrale staf de neiging hebben daar heel terughoudend in te zijn, maar mandatering kan bijdragen aan het beheersbaar houden van de werkdruk. Het centrale overleg helpt om daarover het gesprek te voeren.


Een tip: een fijne manier van werken is een beslisboom, met daarin jurisprudentie verwerkt van eerdere besluiten van de commissie. Eindhoven loopt daarin voorop.



Hoe organiseer je online samenwerking?


Wiki en Yammer sloegen eerder bij de UvA niet aan. Community is een systeem dat mensen kennen en werkte daarom beter. Het is een soort gedeeld archief van de ambtelijk secretarissen. Je hebt wel een moderator nodig die zich verantwoordelijk voelt. Het ziet er niet flashy uit, maar werkt wel.